Sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng giúp người sử dụng lao động quản lý, sử dụng lao động hiệu quả, đồng thời cũng là nền tảng để giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người lao động.
MỤC LỤC
1. Ai có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động ?
Căn cứ Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động, cụ thể như sau:
“Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Sổ quản lý lao động phải lập khi nào? Có bắt buộc không?
Khoản 1 Điều 12 Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động. Do đó, việc lập sổ quản lý lao động là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp.
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Khi lập sổ quản lý lao động, phía doanh nghiệp có trách nhiệm có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin cơ bản về người lao động như họ tên; giới tính; ngày sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương;… kể từ ngày người đó bắt đầu làm việc.
3. Sổ quản lý lao động được lập bằng hình thức gì?
Căn cứ Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về sổ quản lý lao động, cụ thể như sau:
“Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động.
4. Sổ quản lý lao động phải xuất trình trong trường hợp nào?
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải xuất trình sổ quản lý lao động trong 02 trường hợp sau đây:
– Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.
– Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.
Nếu không xuất trình được sổ quản lý lao động khi được yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không lập sổ quản lý lao động.
Trường hợp có sổ quản lý lao động nhưng không xuất trình khi có yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Xem thêm: Không lập sổ quản lý lao động, doanh nghiệp bị phạt như thế nào ?
Trên đây là tư vấn của luật sư về “Lập sổ quản lý lao động như thế nào ? Có bắt buộc không ?”. Nếu bạn có vướng mắc, hãy nhấc máy và gọi 0904902429 hoặc 0913597479 để trao đổi trực tiếp với luật sư tư vấn lao động.
