Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường. Vậy, quy trình tổ chức họp hội đồng quản trị bao gồm những bước nào ?
Bước 1. Ấn định thời gian, địa điểm triệu tập họp
– Thời gian họp: do người có thẩm quyền lựa chọn, nhưng phải trong 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ mới hoặc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
– Địa điểm: trụ sở công ty hoặc nơi khác. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị có thể tự do quyết định lựa chọn địa điểm họp HĐQT
Bước 2. Gửi thông báo mời họp
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
“6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.”
– Thời hạn: chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày ấn định họp
– Tài liệu gửi kèm (bản giấy hoặc bản điện tử) bao gồm: nội dung chương trình họp và các tài liệu có liên quan; phiếu biểu quyết.
– Hình thức gửi: công ty có thể gửi bản giấy trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, fax, điện thoại, email, hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định nhưng phải đảm bảo đến được địa chỉ của các thành viên HĐQT.
Bước 3. Tiến hành họp HĐQT
– Người chủ trì, điều hành: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất;
– Điều kiện tổ chức:
+ Lần 1: có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp;
+ Lần 2 (áp dụng trong trường hợp lần họp trước không đủ số thành viên): có trên 50% số thành viên HĐQT dự họp.
– Hình thức tham dự và biểu quyết của các thành viên:
+ Trực tiếp tại cuộc họp;
+ Ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp nhận;
+ Trực tuyến;
+ Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp bằng email, fax hoặc thư được niêm phong kín và gửi trước khi khai mạc cuộc họp ít nhất 01 giờ.
Bước 4. HĐQT ra quyết định đối với các vấn đề họp
Tất cả những vấn đề bàn bạc trong cuộc họp sẽ được ghi nhận tại Nghị quyết của HĐQT. Trừ khi Điều lệ có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết được thông qua nếu được đa số (> 50%) thành viên dự họp tán thành. Trong trường hợp số phiếu ngang nhau, quyết quyết định cuối cùng thuộc về người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp. Người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp có thẩm quyền ký vào nghị quyết.
Khi Nghị quyết được thông qua trái với quy định pháp luật hoặc Điều lệ doanh nghiệp dẫn đến thiệt hại, người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp cùng các thành viên biểu quyết thông qua nghị quyết đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và phải đền bù thiệt hại cho doanh nghiệp, đồng thời miễn trách nhiệm đối với những thành viên phản đối thông qua nghị quyết. Trong trường hợp này, cổ đông của công ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên.
Trên đây là tư vấn của luật sư về “Quy trình tổ chức họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần”. Nếu bạn có vướng mắc, hãy nhấc máy và gọi 0904902429 (Luật sư Vũ Thị Nhung) hoặc 0913597479 (Luật sư Nguyễn Quang Huy) để trao đổi trực tiếp với luật sư tư vấn doanh nghiệp.
